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文/王懷棟
（本文刊登在《建筑》雜志2011年第5期上）
工地例會作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息、解決合同履行中存在問題的一種會議方式，在日常監(jiān)理工作中得到了參建各方的一致認可，對監(jiān)理機構的管理起著十分重要的作用?！督ㄔO工程監(jiān)理規(guī)范》明確規(guī)定：在施工過程中，總監(jiān)理工程師應定期主持召開工地例會。會議紀要應由項目監(jiān)理機構負責起草，并經與會各方代表會簽。
一、開好工地例會是監(jiān)理的職責
工地例會是項目監(jiān)理機構溝通情況、反饋信息、作出決策和下達指令的主要方式，也是監(jiān)理對工程進行監(jiān)督控制和對人員進行有效管理的重要工具，它以服務現(xiàn)場工作為主題，解決現(xiàn)場問題為目的。工地例會的重點是檢查工程施工過程中的進度、質量、安全文明、計量與支付、合同管理等方面的情況，分析存在的問題，并針對這些問題提出改進措施，參建各方均應對會議所達成的決議遵照執(zhí)行。站在監(jiān)理的管理角度、責任角度看，工地例會是監(jiān)理的一個非常重要的管理手段，工地例會所形成的會議紀要則是規(guī)避監(jiān)理責任的備忘錄。因此，主持并開好工地例會不僅是總監(jiān)的重要職責，對監(jiān)理的管理工作起著重要的作用，也從一個側面反映了總監(jiān)的素質和水平，是總監(jiān)必備的基本功之一。
二、重視******次工地例會
******次工地會議對項目監(jiān)理機構前期工作開展具有重要作用，會前各方的主要工作是熟悉現(xiàn)場環(huán)境、工程環(huán)境和人員環(huán)境，進行各項準備工作，彼此都有一定的了解，此階段圖紙會審、臨時設施、現(xiàn)場封閉圍擋、施工方案審批、施工前期材料、機械設備進場都應完成就緒。監(jiān)理要根據現(xiàn)場準備情況、監(jiān)理工作準備和各種信息收集情況，適時提醒建設單位召開******次工地會議，并盡可能的為建設單位準備必要的會議議程，與建設單位就會議內容達成一致，確保開出效果，為監(jiān)理現(xiàn)場工作準時切入及今后工作開展打好基礎，其會議紀要應由項目監(jiān)理機構負責起草，并經與會各方代表會簽。******次工地會議應包括以下七個方面的內容。
一是，建設單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場的組織機構、人員及其分工。二是，建設單位根據委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權。三是，建設單位介紹工程開工準備情況。四是，承包單位介紹施工準備情況。五是，建設單位和總監(jiān)理工程師對施工準備情況提出意見和要求。六是，總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內容。七是，研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員，召開工地例會的周期、地點及主要議題。
三、明確參會人員、會議內容及會議紀律
監(jiān)理規(guī)范規(guī)定******次工地會議應研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員、召開工地例會的周期、地點及主要議題。這是工地例會的框架，在研究確定這個框架的時候，總監(jiān)要積極提出意見和建議。
參加工地例會的主要人員應包括：建設單位駐現(xiàn)場代表及有關職能部門人員；承包單位項目經理部經理及有關職能部門人員，分包單位主要負責人；項目監(jiān)理機構總監(jiān)理工程師及主要監(jiān)理人員；邀請的其他有關單位人員。
召開工地例會的周期要與工程的規(guī)模、工程的施工階段相適應，工地例會宜采用有彈性的周期，以適應施工的需要。一般以一周為宜，如果工程規(guī)模較小或工種較單調，可以適當調整為半個月一次。會議時間可靈活控制，在切實解決問題的基礎上，盡量不要拖延時間，避免講空話。
一般均將工程現(xiàn)場會議室作為工地例會的召開地點，但有時根據工程情況，為解決某一主要問題，可以選擇施工現(xiàn)場甚至材料供應地等有關地點召開例會或專題會議。如針對施工單位施工中存在的質量問題，監(jiān)理多次要求施工單位整改，但整改未得到落實，此時監(jiān)理就可以選擇存在質量問題的施工現(xiàn)場作為會議地點，召集所有與會人員指出存在的質量問題，并提出整改辦法和時間。因此工地例會的召開地點可以隨主要議題而定。
工地例會的主要內容及程序在《建設工程監(jiān)理規(guī)范》中作了明確要求，主要包括：
①檢查承包單位上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；②檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；③檢查分析工程項目質量情況，針對存在的質量問題提出改進措施；④檢查分析工程項目安全狀況，針對存在的安全問題提出改進措施；⑤檢查工程量核定及工程款支付情況；⑥解決需要協(xié)調的有關事項；⑦其他相關事宜，業(yè)主的要求及指示。
會議紀律為完善和堅持例會制度提供有效保障。會議應該準時開始，以維護監(jiān)理例會的嚴肅性，必要時可以實行點名和獎懲制度，避免因為幾個人遲到耽誤所有與會者的時間。在開會的過程中，應杜絕與會人員大聲接聽手機、隨意插話、私下談論與會議無關的內容等干擾會議進程和影響會議效果的情況。
四、做好工地例會的會前準備工作
做好會議準備工作，需要平時工作的積累。自上次例會以來，工程上出現(xiàn)了哪些質量、進度、安全方面的問題，總監(jiān)可用專門的會議準備記錄本記錄下來。平時思考工程上有哪些急需解決的問題，想到了哪些好主意，均可記錄下來?？偙O(jiān)還可通過與專業(yè)監(jiān)理工程師、施工單位、建設單位交談等方式了解工程情況，匯總工地例會上要解決的問題，了解他們的想法，為工地例會的成功召開做好充分的準備。在準備工作中，要注重做好以下七個方面的工作。
一是，查閱上次例會會議紀要，有哪些事項是議定了要在本次例會前完成的，檢查這些事項的完成情況。
二是，檢查施工形象進度的完成情況，可以粗略，但要覆蓋主要的施工層面，給出施工進度滯后或提前的大致數據，摸清主要施工工種的實際人數（誤差不可太大），了解材料供應、機械狀況是否滿足施工進度需要，并做好記錄。下一周期按計劃應實現(xiàn)的進度目標和完成情況預測。
三是，近階段的質量狀況、監(jiān)理提出的整改要求、建議的預控措施。熟悉本次例會上可能涉及到的施工圖、規(guī)范等有關內容。
四是，工程量的核定及工程款支付情況。
五是，工地的安全狀況、發(fā)現(xiàn)的安全隱患、整改要求，對有關人或事的表揚或批評。
六是，監(jiān)理應要求施工單位在會前呈送報表，可按例會周期稱作工程周報、旬報等，內容應包括監(jiān)理需要收集的信息，如施工進度實際完成情況、進度滯后的原因分析、下期進度目標、主要工種的勞動力安排計劃、質量和安全現(xiàn)狀、需要協(xié)調的事項等。這種做法有兩個好處：一是便于對施工信息的收集、傳遞、整理；二是可以規(guī)范施工單位在工地例會上的發(fā)言，讓施工單位在工地例會上有話可講，有助于設立符合監(jiān)理要求的會議程序。
七是，總監(jiān)要充分與各專業(yè)監(jiān)理工程師溝通，安排監(jiān)理發(fā)言的內容，哪些是監(jiān)理在會議上應重點陳述的，哪些是監(jiān)理不能隨意表態(tài)的，哪些內容由哪個監(jiān)理人員發(fā)言，發(fā)言的順序等，這樣不僅能使監(jiān)理發(fā)言思路清晰、層次分明，提高開會效率，而且能樹立監(jiān)理的形象與威信，贏得業(yè)主的信任。
五、總監(jiān)在工地例會上要有所作為
總監(jiān)是工地例會的主持人，不能成為工地例會的看客，監(jiān)理要在工地例會上處于主導地位，就要進行主導性發(fā)言。所謂主導性發(fā)言，就是把監(jiān)理在會前準備的內容適時地講出來，這里特別要強調“適時”，會議都有它沿用的程序，講早了不合適，如果讓別人替監(jiān)理做了工程情況的總結、分析，監(jiān)理再發(fā)言，就象是重復別人的話，顯得無力，監(jiān)理應有的地位也就受到了挑戰(zhàn)?？偙O(jiān)在工地例會上要爭讓得當，對建設單位應禮讓，如在會議的開始和結束，禮貌地征求一下建設單位的意見；或就一個技術問題監(jiān)理已提出了合理的解決意見時，征求一下建設單位的看法，這是有益的。對施工單位總監(jiān)要讓別人把話講完，即或是錯誤的觀點或有悖于事實的陳述，也要做到以理服人，不要進行態(tài)勢上的針鋒相對。這里講到的理是一種廣泛的包容，是對施工規(guī)范的掌握和理解，對施工圖和設計要求的熟悉，對有關的法規(guī)和合同的主要條款、工程量清單的了解等。與會各方的水平越高，對總監(jiān)的要求也越高，這也是對總監(jiān)的鞭策。當然，對于建設單位或施工單位個別人的“一言堂”或“長篇大論”，總監(jiān)可適時加以提醒或制止，以免會議冗長、低效。在絕大多數情況下，與會三方，為了共同的建設目標，在就施工中出現(xiàn)的某一個實際問題從不同的角度進行陳述。有時在利益和責任的驅使下，施工（或建設）單位發(fā)言中的偏頗、失實、過激在所難免。因此，總監(jiān)在工地例會上要盡力去發(fā)揮協(xié)調作用，按照監(jiān)理的意圖進行引導、操作，做到公正合理。
總監(jiān)應引導、啟發(fā)或約束、糾正各專業(yè)監(jiān)理工程師在工地例會上發(fā)言及解答有關問題，要發(fā)揮群體的優(yōu)勢?？偙O(jiān)對工地例會上突然提出的待解決問題（即監(jiān)理未做準備的問題）不要草率地表態(tài)，不要輕易地附和別人的意見，以免造成監(jiān)理工作的被動，可建議召開專題工地會議專項解決。工地例會上的總監(jiān)，應該以不變應萬變，保持清晰的頭腦。
六、認真做好會議紀要
開會過程中，總監(jiān)應安排專人做好詳細、完整的會議記錄，會后監(jiān)理人員要對記錄的文字進行再加工，提取核心內容，并用規(guī)范、簡潔的語言形成會議紀要。
會議記錄是把工地例會上所聽到的話和所發(fā)生的事當場記錄下來的材料；監(jiān)理規(guī)范要求的是會議紀要而不是會議記錄。會議紀要整理的基礎在于有完整的會議記錄，對工地例會而言，所謂完整是指把與會各方所做發(fā)言的主題記錄完整。工地例會上總監(jiān)應安排專人進行記錄，不宜經常更換，對建設單位重要的指令、要求，對施工單位有可能引起索賠的要求、觀點，開會過程中的一些重要發(fā)言，總監(jiān)也應做好記錄，以便會后對監(jiān)理人員整理的會議紀要內容進行審核、確認。
（作者單位：連云港市建設監(jiān)理有限公司） | 
